Wyzwanie

Podczas analizy procesów zidentyfikowaliśmy trzy kluczowe problemy ograniczające efektywność organizacji.

Czasochłonna analiza dokumentacji

Technolodzy poświęcali znaczną część czasu na ręczne odczytywanie danych z dokumentów technicznych, przepisywanie numerów CAS, składów INCI, stężeń oraz informacji regulacyjnych.

Brak automatycznej kontroli zmian

Każda nowa wersja dokumentacji od dostawcy wymagała ręcznego porównania z wcześniejszymi wersjami. Zmiany stężeń lub składu mogły pozostać niezauważone, generując ryzyko compliance.

Rozproszone źródła informacji

Informacje znajdowały się jednocześnie w dokumentacji dostawców, bazie CosIng, systemie ERP oraz arkuszach Excel, co wydłużało proces kwalifikacji surowców i wprowadzania nowych produktów.

Automatyczna analiza dokumentacji surowcowej

Platforma automatycznie odczytuje dane z dokumentów TDS, MSDS oraz specyfikacji technicznych, identyfikując między innymi:

• nazwy handlowe,
• skład INCI,
• numery CAS i EC,
• stężenia składników,
• deklaracje jakościowe,
• informacje regulacyjne.

Pozyskane dane trafiają do ustrukturyzowanej bazy surowców bez konieczności ręcznego przepisywania.

Wyzwanie

Chaos w cenach i paraliż przy doborze zamienników.

W dobie dynamicznych zmian na rynku surowców chemicznych i kosmetycznych, działy Zakupów oraz R&D mierzyły się z dwoma wąskimi gardłami:

• Chaos w cennikach dostawców: Każdy dostawca przysyła cenniki i oferty w innych formatach (PDF, Excel, maile), często z różnymi jednostkami miary, kodami handlowymi i walutami. Ręczne wprowadzanie tych danych do systemu ERP oraz porównywanie ofert było procesem skrajnie czasochłonnym. W efekcie baza cenowa w ERP często nie nadążała za rynkiem.

• Czasochłonne i ryzykowne wdrażanie zamienników: Gdy dany surowiec drastycznie drożał lub brakowało go na rynku, znalezienie zamiennika wymagało godzin ręcznego przekopywania dokumentacji technicznej TDS/MSDS innych dostawców przez technologa. Następnie proces akceptacji zamiennika (porównywanie parametrów fizykochemicznych, czystości, funkcji INCI i statusu regulacyjnego CosIng) odbywał się w rozproszonych plikach Excel, co niosło ryzyko błędu w recepturze.

A. Ekstraktor Cenników Dostawców (Zakupy⇒ ERP)

• Wielokanałowa ekstrakcja i standaryzacja ofert (Multi-channel Extraction): Silnik AI Searchby.app nie ogranicza się do analizy ustrukturyzowanych plików (PDF, Excel). System radzi sobie z całkowicie nieustrukturyzowaną komunikacją handlową. Ceny od dostawców spływają w skrajnie różnej formie – czasem jako załącznik, innym razem bezpośrednio w treści maila, a niejednokrotnie jako surowa, pozbawiona kontekstu wartość (np. cyfra „6”) wpisana jedynie w temacie wiadomości. Algorytm lokalizuje, wyciąga i ustrukturyzowuje te dane, bez względu na to, w którym miejscu całej korespondencji się znalazły.

• Kontekstowe wzbogacanie danych i heurystyka: System wykazuje się inteligencją kontekstową. Identyfikując nadawcę wiadomości (Dostawca X), SBA automatycznie nakłada na wyekstrahowane dane odpowiednie reguły biznesowe i metadane – np. wie, że dla tego konkretnego dostawcy domyślną walutą rozliczeniową jest EUR, nawet jeśli w mailu podano wyłącznie surową liczbę bez symbolu waluty. Z chaosu informacyjnego system buduje w pełni wartościowy, ustrukturyzowany rekord cenowy.

• Inteligentne mapowanie indeksów: Wyekstrahowane i uzupełnione o kontekst walutowy nazwy handlowe surowców są automatycznie parowane i mapowane z unikalnymi indeksami surowcowymi MPS w systemie Impuls Evo.

• Automatyczny import cen do ERP przez API: Po szybkim zatwierdzeniu ustrukturyzowanego rekordu przez kupca (rola kontrolera, nie klepacza danych), zaktualizowane ceny są automatycznie importowane do bazy Impuls Evo. Dzięki temu działy BOK i R&D przy kalkulacji nowych wycen i ofert dla klientów zawsze pracują na rzeczywistych, najświeższych kosztach surowcowych.